What the document tells you?



(1) WITHHOLDING TAX SLIP(GENSEN CHOSHU HYOU 源泉徴収票)
click to GENSEN CHOSHU HYOU


A WITHHOLDING TAX SLIP (源泉徴収票 GENSEN CHOSHU HYOU) is a document issued by an employer, who pays salaries and has the obligation to settle the procedures under the Withholding tax system. An eligible employer is supposed to issue the GENSEN CHOSHU HYOUs for its each employee at the every year's end. He/She issues 2 GENSEN CHOSHU HYOUs and submit one of them to the tax office. The other is handed to the each employee. Actually, the employer makes another document named "給与支払報告書(KYUYO SHIHARAI HOUKOKU SHO, Report of the payment of salaries/bonuses). The form and the items put on this ”給与支払報告書”is almost the same as those of the GENSEN CHOSHU HYOU. KYUYO SHIHARAI HOUKOKU SHO is a document to be submitted to the related division of the municipality office. So, an employer shall make 4 similar slips for the each employee and hand them respectively to the National Tax office, the employee, and the municipality office( 2 pieces).

The GENSEN CHOSHU HYOU shows following items for the relevant year about the employee.

A monthly salary payment to a regular worker is conducted as below.

Various deductions from a monthly salary
Items Amount Note
Primary amount of the salary 100
Social Health Insurance premiums △5 Nursing care Insurance premiums may be added.
Employees' Pension Insurance premiums △9
Employment Insurance premiums △1
National Income Tax △5 Under the Withholding Tax System
Local Income Tax △5 Under the Special Collection Method
The amount paid directly 75 After Subtracting foregoing items

The ratio in this table is merely provisional. However, it is true that the amount paid directly to you can be far less than the original salary amount.
Employers are supposed to make the details clear by appropriate documents for the each payment.
And, a GENSEN CHOSHU HYOU performs a similar role about matters related to the National Income Tax.
Especially, if your taxable revenues during the year are only the salaries/bonuses at the single work place, you can tell the most of the taxation matters with this form.

But, please note a GENSEN CHOSHU HYOU is made by an employer who pays salaries/bonuses.
It means the items put on the document are limited to those he/she can grasp by some prescribed means.
For example, you can not see the revenue amount at another working place or the donation amount to be deducted from your income amount, with the GENSEN CHOSHU HYOU.


〔In Japanese〕


源泉徴収票は、従業員に給料を払い、源泉徴収制度に従った手続きを行う義務を負わされている、雇い主によって発行される書類です。雇い主は、従業員各人について、毎年の年末に源泉徴収票を発行します。2通の源泉徴収票を作成し、1通は税務署に提出し、残りの1通は従業員本人に手渡します。実は、雇い主は、給与支払報告書という名前のもう1つの書類も作成しています。この給与支払報告書の書式や記載事項は源泉徴収票とほぼ同じですが、これは市町村役場に提出するための書類なのです。つまり、同じような書類を4通作成し、税務署、従業員本人、そして市町村役場(2通)に提出をしているのです。

源泉徴収票には、その年の当該従業員に関する、下記の項目が記載されています。

正規従業員に対する月々の給与の支払は、下記のように行われています。

給与からの天引き項目
項目 金額 備考
本来の給与額 100
社会保険料 △5 介護保険料を含む場合もある。
厚生年金保険料 △9
雇用保険料 △1
所得税 △5 源泉徴収制度による天引き
住民税 △5 特別徴収制度による天引き
従業員への直接支給額 75 上記項目を差し引いた後の金額

この表の金額の比率は仮のものにすぎませんが、しかし、従業員への直接の支給額が本来の給与額よりもずっと小さいものとなることは事実です。
雇い主は、給料の支払の度ごとに、適宜の明細書により、その内訳を明らかにすることとされています。そして、源泉徴収票は、所得税に関して同様の役割を果たすものです。
特に、その年中の課税収入がその職場での給料だけである場合には、源泉徴収票だけで税務関連項目のほとんどすべてを把握することができます。

とはいえ、源泉徴収票は、それぞれの雇い主によって発行されるものですから、その雇い主が一定の方法で把握することができる項目だけしか記載されません。
たとえば、他の職場での給与の額や所得控除の対象となる寄付金の額などは、源泉徴収票を見てもわかりません。



(2) PAYMENT REPORT(SHIHARAI CHOSHO 支払調書)
click to SHIHARAI CHOSHO


A PAYMENT REPORT(支払調書 SHIHARAI CHOSHO) has in common with a GENSEN CHOSHU HYOU the point that they are made in connection with the Withholding Tax System. Although the SHIHARAI CHOSHO is not absolutely made only for them, it is made for the specific kinds of payment mainly to an individual, subject to the Withholding taxation.

While GENSEN CHOSHU HYOU is for Employment earnings, SHIHARAI CHOSHO is for others, such as payment of fees, rents and purchase prices to an independent third party.
In other words, if you receive a SHIHARAI CHOSHO at a work place, it means you are regarded as an independent worker, not as an employee, even though these 2 types of working appear similarly expecially in some cases when you are involved as a non-regular worker. In a taxation point of view, the former earings are included into BUSINESS INCOME, MISCELLANEOUS INCOME or others while the latter earnings are included into EMPLOYMENT INCOME.

A SHIHARAI CHOSHO is also issued by the payer of the relevant payment. It is in common with GENSEN CHOSHU HYOU. But, a SHIHARAI CHOSHO is only for the submission to the National tax office. THe payer does not have an obligation to hand it to the payee. Actually, some payer hand a copy of the documents to the payee. But it is merely at will, in order to confirm the accuracy of their books or simply to kinidly help the payee'sr book-keeping.

The SHIHARAI CHOSHO shows following items for the relevant year about the employee.


As to payments of fees to an individual business, the amount of cash transfer can be different from the original value so often.

Accompanying items to payment to an individual business

Items Amount Note
Original value of the fees, rents or others 100
Comsumption tax +8 8%
Sub Total 108
National Income Tax △10 Multiplying a certain rate to 100( or 108)
The amount paid directly 98


As is the case for salaries/bonuses, you can tell the original value of the payment only with the cash-transfer amount. Pleae take care to grasp accurately the details of your receiving amount. Otherwise, you can be involved in unexpected confusion about the taxation matters.


〔In Japanese〕


支払調書は、源泉徴収制度との関連で作成されるものである点で、源泉徴収票と共通しています。必ずしも全てがそうではありませんが、支払調書は、主に、個人に対する支払いで、源泉徴収制度の対象となるものについて作成されます。
源泉徴収票が給料について作成されるものであるのに対して、支払調書は、報酬、家賃、物の購入代金など第三者に対するその他の支払いについて作成されます。逆に言えば、もし、その職場で支払調書が発行されたとすれば、貴方は、そこでは従業員としてではなく、独立事業者として扱われているということになります。これらの形態は、特に、非正規で働いている場合には、一見区別がつかないことがありますが、課税の観点からは、独立事業者に対するものは事業所得、雑所得などに該当するのに対して、従業員に対する給与は給与所得に該当するという違いがあります。

支払調書も、その支払者によって発行され、この点も源泉徴収票と共通しています。 しかし、支払調書は専ら税務署に提出するためのものであり、その支払先に交付する義務はありません。実務的には、その写しを支払先に交付することがありますが、それは単にその支払者が任意に行っているだけのものです。その内部の経理処理の正確性を確認するためであったり、あるいは、単に支払先の経理処理に役立てるための親切としてのものであったりするわけです。

支払調書には、その年の当該支払先に関する、下記の項目が記載されています。


独立事業者に対する支払において、実際の送金額は、もともとの代金額と異なることがよくあります。

独立事業者に対する支払いの付随項目

項目 金額 備考
本来の代金額 100
消費税額 +8 8%
上記計 108
所得税 △10 100(あるいは108)に源泉徴収税率を乗じる。
直接支給額 98


給与の場合と同様に、その送金額だけでは、もともとの支払金額がわかりません。その受取金額の内訳を正確に把握するように気を付けることが必要です。そうしないと、税金計算に関して思わぬ混乱に巻き込まれかねません。


(3) NOTIFICATION OF LOCAL INCOME TAX(NOUZEI TSUCHI SHO 納税通知書)
click to NOUZEI TSUCHI SHO


At first, please try to recognize from who the document is sent to you.
A NOUZEI TSUCHI SHO comes from the Municipal office. It is sent to you every May or June, to notify your Local Income Tax amouont and the payment schedule.
If you pay it at a financial institute or a convenient store, the payment slips shall be enclosed together.

〔In Japanese〕


その書類がどこから送付されたものかを、まず確認してみるようにしてください。
納税通知書は、区市町村役場から毎年5月あるいは6月に送られてくる書類で、住民税額と納付時期を通知するためのものです。
貴方が銃印税を金融機関やコンビニエントストアで納付している場合には、納付書が同封されているはずです。



(4) FINAL RETURN FOR INCOME TAX(KAKUTEI SHINKOKU SHO 確定申告書)


THey prepare 2 forms for the final return for the National Income tax.
These are "FORM A" as the simplified version and the "FORM B" as the full version.
You can choose whichever you like.

click to KAKUTEI SHINKOKU SHO Form A(page1) KAKUTEI SHINKOKU SHO Form A(page2)

Kakutei-Shinkoku-Sho(form A)”所得税確定申告書A様式” shall be used by those who get only Employment income, Miscellaneous income such as public pension revenues, or so.
This form has smaller number of columns than the form B so that we can report on limited items with this form. It is to make this form easy to understand for many of us, who do not conduct complex business activities.


click to KAKUTEI SHINKOKU SHO Form B(page1) KAKUTEI SHINKOKU SHO Form B(page2)

Those who get business income, capital gain or so, and Those who make an estimate tax payment cannot use Form A. They are supposed to use Form B.
Kakutei-Shinkoku-Sho(form B)”所得税確定申告書B様式” shall be used by all perple who file their Income tax return.



〔In Japanese〕


所得税の確定申告書は、2つの様式が用意されています。
簡易版としてのA様式と、完全版であるB様式で、どちらを使っても構いません。

A様式は、給与所得や公的年金などの雑所得のみを有する人が使用します。A様式では記載事項が限られていますが、その分、さほど複雑な経済取引をしているわけでもない多くの人にとって、理解しやすい書式になっています。
事業所得や譲渡所得、また、予定納税をしている人などは、A様式を使用することはできません。この場合は、B様式を使用します。B様式は、すべての人にとって使用可能な書式となっています。