WITHHOLDING TAX SYSTEM(GENSEN CHOSHU SYSTEM)

The withholding tax system(GENSEN CHOSHU SYSTEM) is implemented into the taxation of National Income tax, to overcome practical difficulties brought up by the Self-Assessment system as the fundamental principle. Under this Withholding Tax System, payers of specific earnings are forced to withhold certain amount of National Income tax imposed on the payees. The Specific earnings subject to this system are prescribed in the laws and ordinances. They include many of major types of earnings, such as salaries/wages/bonuses(Employment Income), interest earnings(Interest Income), dividends(Dividends Income), pension benefits(Miscellaneous Income) and others. Please note the system covers Employment Income, the most popular earnings in the present economy.

As a payer withholds and pays an appropriate amount of tax on behalf of the payees to the tax office under this system, the payees(the tax payers) and the tax office are relieved of a lot of bothering works related with the taxation. It means the payer bears a considerable burden, instead. You know, some people are exempt from the obligation to file income tax returns. It is mainly enabled by this Withholding tax system.

〔In Japanese〕

源泉徴収制度は、その根本原則である申告納税制度に伴う実際上の困難を克服するために、所得税(国税)の課税制度に組み込まれているものです。この源泉徴収制度においては、特定の種類の収益についてその支払いをする者に、その支払先に課される所得税を徴収することが義務付けられます。源泉徴収制度の対象となる支払内容は、法令に規定されており、給料や、利子、配当、年金などが含まれます。現代経済において、もっとも一般的な収益である給与が、源泉徴収制度の対象となっているのです。

源泉徴収制度により、支払者が、その支払先に代わって所得税額を徴収し、納付することにより、支払先(納税者本人)と税務署は、課税に関する多くの手間を省くことができます。それは他方では、支払者にかなりの負担をかけているということでもあるのですが。確定申告義務を免除される人がいることをご存知と思いますが、それは主に源泉徴収制度によって可能となっているのです。

Similarity with the Special Collection System

The Withholding tax system looks similar to the Special Collection System(TOKUBETSU CHOSHU SYSTEM). The latter is adopted for the Local Income tax, the Nursing Care Insurance plan and Long-Life Medical Insurance plan. The withholding of premiums of the Social Health Insurance plan and the Employees' Pension Insurance plan also looks similar to them.
The difference between them is that, while the Withholding Tax System requires the payer to calculate the amount to be withheld and paid to the government, the Special Collection System does not do so. Under the Special Collection System, the amount is notified from the relevant government office after calculated by it.
However, maybe the difference is not so important for the payees. From their view point, they are common in the point that they themselves do not settle the taxation matters.

〔In Japanese〕

源泉徴収制度は、住民税や介護保険、後期高齢者医療保険における特別徴収制度と類似しているといえます。社会保険や厚生年金保険の保険料を天引きする仕組みも、また、これらに類似しています。
源泉徴収制度と特別徴収制度との相違点は、源泉徴収制度では、その支払者に、徴収し納付すべき税額を自ら算定することが求められているのに対し、特別徴収制度においては、そうではありません。特別徴収制度においては、その税額は所管する役所によって算定され、支払者に通知されます。
とはいえ、この相違は、支払を受ける者にとっては、さほど重要ではないのかもしれません。支払いを受ける者にとっては、要するに、納税者本人以外の者によって課税事務が行われているという点で共通しているからです。


Adjustment to the appropriate tax amount


Under the Withholding Tax System, although the tax amount to be withheld are calculated following the respective calculation method prescribed in the relevant laws and ordinances, the amount is provisional by nature. That is to say, while the income tax amount shall be determined by taking various items into consideration, such as necessary expenses and deduction items, the payers are forced to calculate the withholding amount based on so limited information. In most cases, they know only the types, the amount and the receipients of the payments. So, the subsequent procedures to adjust the tax amount to be eventually borne by the each tax payer shall be necessary. Nevertheless, in some cases, the taxation on the earnings are completed by the Withholding Tax system, without any other subsequent adjustment procedures. Especially , the taxation on NON-RESIDENTS( HI KYOJYU-SHA) are often subject to this taxation method, "WITHHOLDING TAX at SOURCE".

The National Income Tax Act implements 2 procedures for this adjustment to the appropriate tax amount.

(1) Final return(KAKUTEI SHINKOKU)

This is a procedures taken by a tax payer himself/herself during the prescribed period in the succeeding year. When you file a final return, you can subtract the tax amount withheld from your earnings for the relevant year,in advance under the Withholding Tas system, from the tax amount as the result of the accurate calculation taking all related items into consideration.
If the former is larger than the latter, you shall receive a tax refund corresponding to the gap from the National Tax Office.

(2) Year-End Adjustment(NENMATSU CHOUSEI)

This is a sub system of the Withholding Tax System. Differently from the preceding measure, this is a simplified measure only for a specific kinds of Employment Income earners of the RESIDENTS. This procedure is made by the employers, not by the tax payers.
The Year-End Adjustment shall cover the Employment Earnings for those who have submitted "Report of Exemption for Dependents(FUYO KOHJO SHINKOKU-SHO)"at the working place. The report is accepted only at the main working place for the respective workers. So, this measure cannot cover salaries at working places other than the main one, even if you gain salaries from 2 or more sources. Besides, if your salaries amount within the relevant year exceeds 20 milliion yen, the employer can not make the adjustment.

Under the Year-End Adjustment System, an employer is supposed to calculate the tax amount levied on his/her eligible employees for the relevant year and compare them with the tax amount withheld in advance from the Employment earnings he/she paid to the respective employees during the year. If there is any shortage, such shortage shall be withheld from the last salaries/bonuses. If there is any excessing amount, such excess shall be refund to each employee. By that, the employer adjusts the income tax amount borne by his/her employees.

The Year-End Adjustment is settled only by data which the employer can access by a certain kind of measures provided in the National Income Tax Act. "Report of deductions for Insurance Premiums(HOKEN-RYO KOHJO SHINKOKU-SHO)" and "Report of Exemptions for Spouses and etc.( HAIGU-SHA KOHJO SHINKOKU-SHO) are documents for the employees to notify the necessary matters to the employers. The items put on those documents are limited. Therefore,the function of this system is also limited. For example, you can not claim the Deduction for Medical Expenses nor the Deduction for Donations by this procedure. In addition ,if you put a wrong figure on the documents, the Year-End Adjustment shall be made wrongly. You know, this is just a simplified system and you have to submit a final return to make some matters reflected in the tax calculation accurately. However, this system makes many people exempt from the obligation to file Income tax return.

〔In Japanese〕


源泉徴収制度においては、その徴収税額は、法令に定められたそれぞれの計算方法に従って算定されるとはいえ、もともと暫定税額としての性格をもっています。つまり、所得税額は、必要経費の額や所得控除項目など様々な事情を考慮して計算されることとなっているところ、その支払者は、限られた情報のみを基に、徴収税額を算出しなければなりません。多くの場合、支払者は、その支払内容、金額及び支払先しか知らないのです。よって、それぞれの納税者にとって負担されるべき税額に調整するための事後的な仕組みが必要になります。ただし、いくつかの所得類型については、事後調整の仕組みを置かず、この源泉徴収のみによって課税関係が完結します。特に、非居住者に対する課税においては、このような制度(源泉分離課税制度)によることが多くあります。

所得税においては、事後調整のための仕組みとして、次の2つの制度が用意されています。

(1) 確定申告

確定申告は、納税者自らによって行われる手続きで、翌年の決められた期間内に行います。所得税の確定申告の際は、源泉徴収制度によってその年中の収入金額から天引きされた所得税額を、あらゆる関連事項を考慮に入れて算定された所得税額から控除することができます。もし、この天引きされた税額の方が、本来の所得税額よりも大きい場合には、その差額が税務署から還付されます。

(2) 年末調整

年末調整は、源泉徴収制度の一環をなす仕組みであり、確定申告とは異なり、特定の給与所得者で居住者に該当する者のみが適用を受けることができます。この手続きは、納税者本人ではなく、給与の支払者によって行われます。
年末調整は、その職場で扶養控除等申告書を提出した者に対する給与に対して適用されますが、扶養控除等申告書は、その従業員にとって主たる職場においてしか提出することができません。つまり、2か所以上の職場で働き、給与の支払を受けている場合でも、その主たる職場での給与以外の給与については、年末調整は適用されないのです。

この制度においては、雇い主は、その従業員各自に課されるべき所得税額を算定し、その額と当年中に支払った給与から天引きされた税額とを比較します。そして、不足がある場合には、その不足額を同年最後の税額から徴収します。逆に、余剰が生じている場合には、その額を従業員に還付します。このようにして、雇い主によって、本来の税額への調整が行われているのです。

年末調整は、所得税法に規定された方法により、その雇い主が把握することができる情報のみに基づいて行われます。保険料控除申告書や配偶者控除等申告書は、従業員がその雇い主に関連事項を知らせるための書類ですが、ここに記載される項目は限定的です。よって、年末調整の効果も限定的です。たとえば、医療費控除や寄付金控除を年末調整のなかで処理させることはできません。また、もしこれらの申告書に誤った数値が記載された場合には、年末調整の結果もおかしくなります。年末調整は簡易的な制度であり、これらの項目を正しく反映させるためには、確定申告を行う必要があるのです。しかし、これによって、多くの人が確定申告を行う義務から解放されているのです。