Tax filing

Self-assessment System & Withholding tax system

"Self-assessment system" and "Withholding tax system" are 2 major principles, on which the taxation system of the Japanese National Income tax is established. These 2 principles may look paradoxical and inconsistent with each other. But indeed, they stand in parallel and compose an effective taxation system.

The Self-Assessment system means that we shall declare the tax amount by ourselves. Each of us is required to conduct appropriate tax calculation and accordingly report the result every year. In other words, each of us is supposed to accurately understand the related laws and ordinances and execute complicated desk work. But, needless to say, it is not realistic to expect everyone can do such things.

Here, the Withholding tax system performs a supplementary role. Japanese withholding tax system requires payers of several designated types of revenues to calculate, collect and pay income taxes, which are levied on the payees. Salaries and wages are included in these designated revenue types. Those payers usually know better about taxation matters. Even if they really do not, they are supposed to be able to learn accordingly. Otherwise, they have to outsource the procedures to accounting firms at the expense of themselves.

In many cases regarding regular workers, the taxation procedures are completed by the payers under the withholding tax system. Therefore, a considerable number of people are released from the painful desk work for taxation, which they would have to struggle with under the Self-Assessment system. The Withholding tax system also helps tax office staff by making the tax collection sure and efficient.

[In Japanese]
”申告納税制度”と”源泉徴収制度”とは、 日本の個人所得課税制度の基礎となっている2本柱です。 これらは互いに矛盾するもののように見えるかもしれませんが、これらの2本柱が並び立つことで、効率的な課税制度が形作られているのです。

申告納税制度は、私たち自身がその所得税額を明らかにする必要があるということを意味しています。 各自が税務申告により、それぞれの所得税額の計算過程とその結果を明らかにすることが求められます。 そのためには、各自が税務法令を的確に理解していなければならないということになりますが、しかし、そんなことを皆に求めるのは現実的ではありません。

そこで、源泉徴収制度が重要な役割を果たすわけです。源泉徴収制度では、ある一定の種類の支払をする人が、その支払を受ける人に代わって税額計算をし、その徴収、納付まで行います。 給与も、源泉徴収制度の対象に含まれています。こういった支払をする立場にある人は、通常、税務に関する事柄についてよく知っていることが期待されているということです。仮に、そうでなければ、その習得のための努力をするか、さもなければ、会計事務所に外注して処理をすることが求められます。

企業に正社員として勤めている人の場合では、その税務処理が支払者によって完結されることも多くあります。 これにより、多くの人が、申告納税制度の下で求められるはずだった面倒な事務仕事から解放されます。 税金の徴収を効率化することにより、源泉徴収制度は税務署の職員にとってもメリットの多い制度なのです。

Tax filing

The Self-assessment system requires us to file tax returns If necessary. National Income Tax act prescribes the criteria for making the income tax filing mandatory. The criteria were revised in 2021 and more people have been exempted from the obligation to file their tax returns.
According to the new criteria, we have to file the appropriate tax returns in cases our respective tax amounts for the relevant year are larger than the income tax amounts already paid in advance. The income taxes already paid mainly consist of the following 2 items:
1. income tax amount withheld from your revenues in the relevant year
2. estimated taxes paid in July and November, which amount is calculated depending on your income tax amount for the previous year

[Criterion for making the income tax filing mandatory]
A > B
A= Income tax amount, which shall be imposed on the taxable income of the relevant year
B= Income tax amount, already paid for the taxable income of the relevant year

Even when we meet the foregoing requirement, we are exempt from the mandatory tax filing in some cases. The major examples of the cases are:
1. The employment earnings are from only 1 source only and no more than 20 million yen, and the total amount of different types of other incomes (excluding employment income and retirement income) is no more than 200 thousand yen.
2. The total revenues from public pension plans are no more than 4 million yen, and the total amount of different types of other incomes (excluding the public pensions) is no more than 200 thousand yen.

In cases where we do not file the tax return, both tax calculation and tax payments are completed by the payers, such as employers and the public pension offices, who undertake the obligation under the Withholding tax system. This can save us a lot of labor.
But you have to be conscious that the tax filing is not always disadvantageous for you. Instead, the tax filings sometimes bring up tax refunds to people who submit them. Due to the tax foregoing revision which make less people forced to file tax returns, more people get to file voluntary tax returns to claim tax refunds.

[In Japanese]
申告納税制度の下では、人々には税務申告書の提出をすることが求められます。 所得税法では、一定の場合において、我々に所得税申告書の提出義務が課されることが規定されています。 この申告義務の有無については、令和3年度に税制改正がなされ、従来よりも申告書の提出義務を課される範囲が狭められています。 新しい基準では、算出されたその年分の所得税額が予め納付された税額の合計額を超える場合に、所得税の申告書を提出する義務がある旨が規定されています。

A > B
A= その年分の課税所得について課されるべき所得税額
B= その年分の課税所得について、事前に納付された所得税額

1. その年の収入から源泉徴収された所得税額
2. 前年分の所得税額に応じて算出され、7月と11月に納付する予定納付税額


1. その年分の給与収入が1つの勤め先からのみのものであり、かつ給与所得および退職所得以外の各種所得の合計額が年額20万円以下である場合
2. その年分の公的年金収入が400万円以下であり、かつ公的年金以外の各種所得の合計額が年額20万円以下である場合

確定申告が求められない場合では、税金の計算や納付は、源泉徴収制度の下、その雇い主や年金事務所によって行われ、完結しています。 我々としては、面倒な確定申告作業から解放されることになります。 ただし、所得税申告を行うことが常に不利な結果を招くと誤解することのないようにしてください。確定申告をすることで、税金の還付を受けることができる場合もあるのです。 税制改正により確定申告義務から解放される人が増えることとなりますが、その分、自主的に確定申告を提出する人が増えることになるでしょう。

Submission of the Income tax return

The Income tax return shall be submitted to the National tax office (ZEIMU SHO), which has jurisdiction over your living place. This tax filing is called in Japanese, "KAKUTEI SHINKOKU".
The mandatory tax filing must be done during the period from February 16th through to March 15th of the succeeding year. The voluntary tax filing is not under this restriction on period.
The designated forms are prepared at the tax office. However, the download from the National Tax Agency's website is easier.

Download of the tax forms

Tax offices are usually very very crowded during the tax filing season. Therefore, the national tax agency promotes the E-tax system or submission of tax returns by post so that the tax filing can be completed without visiting the tax office in the season. In case you use the My-number card or you register a password and an ID Number in advance, you can settle the tax filing on-line. You can complete it even with your smart phone. Although you have to visit the tax office to take identification procedures for the password method, I suppose the on-line filing is definitely recommendable.
The National tax agency recently improves the E-tax system earnestly and the system becomes far more user-friendly than before. You can receive various assistance for tax filing by applications implemented into the E-tax system. For example, the NTA is developing a new smartphone application which assists the income tax filing of employment income earners. The new application has the OCR function to recognize items put on the withholding tax slips and automatically fill the relevant places on the tax return in the E-tax system. Although some of the applications provided by the NTA were never user-friendly, the current development is very interesting.

Besides, in case it is difficult for you to use the E-tax system, you can prepare your tax return and send it to the tax office by post. Please refer to the following NTA guidance. It is provided for English speakers working as employees at Japanese companies. This gives thorough instructions for the people to complete their income tax returns.

[In Japanese]
確定申告義務がある場合には、翌年の2月16日から3月15日までが申告書の提出期間です。自主的に申告をする場合には、このような期間制限はありません。 申告用紙は税務署で入手できます。国税庁のウェブサイトからダウンロードするほうが簡便でしょう。

確定申告の時期には、税務署は大変に込み合います。そこで、国税庁は、E-TAXや郵送による申告書の提出を推進しています。識別番号とパスワードを取得しておけば、オンラインでの確定申告も可能です。スマートフォンで完結させることもできます。 本人確認手続きのため一度は税務署を訪れる必要がありますが、それでもオンライン方式はお薦めです。国税庁は、近年、E-TAXシステムの改善に熱心に取り組んでおり、E-TAXシステムも使いやすくなってきましたので、様々な申告支援機能を活用することもできるでしょう。 たとえば、国税庁では給与所得者の確定申告を支援するスマホアプリの開発を行っています。 これは、OCR機能により源泉徴収票を読み取って、E-TAXシステム上にて確定申告データとして自動転記をするものです。これまでの国税庁制作のアプリケーションは使い勝手の悪いものが多くありましたが、最近の取組みは非常に興味深いものとなっています。

When your tax filing is not mandatory, I recommend avoiding the busy season and submit your tax return before February 16th of after March 16th, if you have to visit the tax office in person.

Blue form

Have you ever heard about the Blue form(AOIRO SHINKOKU)? The Blue Form is prepared for the exclusive use by those who are qualified to receive preferential treatments. The "Blue Form" meaned originally the tax form with papers of that color. But currently it is not important what color of papers you use. If you gain an appropriate approval, the tax office shall treat your tax return with white papers as the "Blue Return".
The Blue forms can be used by taxpayers who gain taxable income from Real estate, business or Forestry. It is necessary to obtain an advanced approval from the head of the tax office. By the approval, you are granted various privileges in the tax calculation. For example, you can deduct the "Blue Form special deduction", up to 550,000yen, from the amount of business income.
The application for the use of the Blue form are accepted unless any particular reason is found. The main requirement for the Blue Form is to keep your accounting books and evidential documents properly in accordance with the principle of the "Orderly book-keeping". In short, the tax office requires you to make clear the taxable income amount from your business. The request is synonymous with understanding correctly how well your business goes. This is valuable not only from the viewpoint of the taxation but also from the viewpoint of the business management. Therefore, I recommend you trying to file the Blue Return.
"Orderly book-keeping" indicates the "Double-entry book-keeping". Possibly it sounds difficult and bothering if you do not know well about the method. However, this is never too difficult if you use a commercial software for accounting. I guess you can purchase it for several thousand yen.

[In Japanese]
青色申告という用語をお聞きになったことがあるでしょうか? 青色申告は、その優遇措置を受けることを認められた人のために用意されている書式です。当初は、実際に青色の用紙を利用して税務申告を行っていました。 しかし、いまでは、用紙の色自体は重要な問題ではありません。青色申告の承認を受けている場合には、仮に白色の用紙で申告を行った場合であっても、青色申告として取り扱われます。
青色申告をすることができるのは、不動産所得か事業所得あるいは山林所得がある場合です。事前の申請により、税務署長から承認を得ることが必要です。 青色申告により、所得計算上、様々な優遇措置を受けることができます。たとえば、青色申告特別控除として、事業所得の額から55万円を控除することができることなどです。 青色申告の承認申請は特段の却下理由がない限り、認められることになっています。青色申告のための要件は、帳簿書類を”正規の簿記の原則”に従って、適切に保存することです。 つまり、貴方の事業に関する課税所得の額を明確にすることが、税務署からの要請だということでしょう。 この要請は、その事業の好調/不調を的確に理解するということと通じるものであるといえます。 それは税務の観点だけでなく、経営管理の観点からも有意義なことです。よって、このサイトの開設者は、青色申告に挑戦することをお勧めします。
”正規の簿記の原則”というのは、要するに、複式簿記のことだと言ってよいでしょう。初めての人には、難しくて複雑なものと思われるかもしれません。 しかし、実際には、市販のソフトウェアを活用すれば、さほど大変なことではありません。ソフトウェアは数万円もせずに購入できます。

Free guide from the National tax agency's website

As more and more foreigners are obliged to file their tax return in Japan, the National Tax Agency is improving an English guidance for foreigners. While most staff of tax offices can not speak English, you can make use of the guide provided on its website. You can get it free. Please refer to the following address.

English guidance on NTA website